Proje Yönetimi Esasları

A- A A+

Biz; beş, altı yıllık bir çalışma ile bir Proje Yönetimi kitabı hazırladık. 2009 yılı içinde kısmet olursa baskısını yapacağız. ISBN numarası ve ne gerekiyorsa tamamlayacağız. Bir de makale hazırlayalım arzu ettik. Bu makaleye esas olan çalışma, KKTC’de Uluslararası Kıbrıs Üniversitesi’nde talebem Cenk Kalyoncu tarafından İngilizce bir kitaptan İngilizce olarak özetlenmiştir. Bahçeşehir Üniversitesi’nde Yüksek Lisans Programında talebem Atilla Ertürk tarafından konu işlenmiş, genişletilmiş, Türkçeye tercümesi yapılmış ve gayretleriyle özgün bir makale formatına getirilmiştir. Çalışma, Doğan Aydın ve Duygu Beker talebelerimin katkılarıyla redakte edilmiştir.

 

Bu makale,1970’lerin Project Management isimli bir kitabından yararlanılarak hazırlanmıştır. 1970’ler geçmişte kaldı denilebilir...


Kitabın yazarını ve adını bulacağım, lakin Kıbrıs’taki ders programlarımı bilgisayarda bulamadığım için bir türlü buraya referans olarak kaydedemedim. Birkaç defa bilgisayarımın başına olaylar da geldi... Ne var, ne yok gitti! Sonra bizim asistanlardan Recep Gökçeli kaybolan bilgileri buldu, çıkardı. Kendisine bu vesileyle teşekkür ederim.  Ben bu kitabı  altı, yedi yıl önce okudum, okuttum. Çok beğenmiştim. Değerli talebelerim, Cenk ve Atilla güzel bir çalışma yapmışlardır. Sanki bizim bütün konularımızı kapsayan ağdalı bir kitabı bize özetleyivermiş gibiler... Kitap enteresandı. Söz konusu 300 sayfalık kitaptan bugünkü yazarlar üç dört kitap çıkartırlar... Eğer kitabın adını ve basımevi adresini bulamazsam, lütfen bilgileri tasnifteki dağınıklığıma, teknolojiyi yeterince kullanamayışıma ve yaşlılığıma veriniz...

 

Kendi yönetim tecrübelerimizden bu çalışmaya ve kitaba son söz olarak bir şeyler katmak gerekir diye düşünürüm. İşletmelerde; “sevgi, saygı ve güven” önemlidir. Önemli bir krizi üzülerek yaşadığımız bu günlerin atmosferinde, “Sağlık, iç huzuru ve nasip” ayrıca önem taşımaktadır. Ülkedeki işsizlerin sayısının 3,3 milyon olduğu yazılıyor. Sanırım işsizlik rakamlarını 5 milyonun üzerinde telaffuz edenler var...

 

“Bizim görevimiz çalışmak, sabırlı ve örnek olmaktır.” “Nezaket, sadakat ve insan sevgisi” bir işletmede kurumsal ve kişisel başarı için temel kavramlardır. Yaşam çizgimizde, kişisel ve kurumsal yararların paralel düşünülmesi, gerektiğinde ve her zaman kurumsal ve ülke yararlarının ön planda nazara alınması kültür değerlerimizden olmuştur. Toplum menfaatlerinin birey menfaatleri aleyhine galebe çalmasının insan haklarıyla ne kadar bağdaştığını hiç düşündünüz mü? İnsan hakları konusunda bir konferansta konu işlenmişti... Merkeze insanı oturtup, her planı insan odaklı yaptığımızda, bireyin haklarının tam olarak korunacağı ve demokrasinin temelinde bu kavramın yer aldığı düşünülüyor... Hem böyle söyleniyor, hem de dünyada her gün yüzlerce masum insan ...

 

Tırnak içine sıkıştırılmış sözlerimle bir yaşam tarzını da özetlemiş oluyorum. Hepinize sevgi ve takdirlerimi sunarım. Teşekkür ederim.

 

PROJE YÖNETİMİ ESASLARI

 


M.Oktay ALNIAK, Prof. Dr. Yük. Müh., İbrahim Atilla ERTÜRK, Bilgisayar Müh., Cem KALYONCU, Bilgisayar Müh.

 


Yönetim Çevresi

 

Bilgi için araştırma ve ondan yararlanmanın anlamı ve faydaları bazı gelişmeler sonucu daha iyi anlaşılmıştır. Bu gelişmelerde teknolojinin önemli bir yeri vardır. Teknoloji üretimi ve yönetimi büyük ve pahalı bir iştir. Geniş para yatırımları ve imkanları ile iyi derecede teknik ve yönetimsel yetenek gerektirir. Organizasyonlar teknik kişiyi aşağıdaki kavramları başarması için destekler. Bunlar;

 

1. Teknik uzmanlık ve danışma sağlamak,

2. Üretkenliği arttırmak,

3. Süreçleri ve metotları geliştirerek maliyeti azaltmak,

4. Yeni teknoloji ve ürünlerle yeni marketler oluşturmak,

5. Temel ve esas araştırma,

6. Uygulamalı araştırma,

7. Gelişim ve teknik destek sağlamak olarak özetlenebilir.

 

Teknik  yöneticiler, teknoloji süresinde mühendislerin yönetimi ve teknoloji sürecine bağlı personelle ilgilenir. Teknik yöneticinin zor bir işi olmasına rağmen,  teknik görevlerde kişisel olarak yer almaz. Teknik yönetici üç temel esasa dikkat eder. Bunlar;

 

1. Teknik bir organizasyon,

2. İmkanların kullanımının iyi planlanması,

3. Bilgiye hızlı olarak erişebilmenin sağlanmasıdır.

 

Dahası, makamının hakkını verebilen, iletişim kurabilen, paylaşımcı, ikna edici,  huzurlu çalışma ortamı hazırlayan, kaynak tahsis edici ve arabulucu ve iyi bir lider olmalıdır.

 

Yönetimlerin yapmış olduğu kontroller faaliyetlerin düzenlenmesinde önemlidir. Faaliyetlerin bir kısmını teşkil ederler. Kontrollerle bir sürü boşa harcanan veya bilahare boşa harcanmış olacak zaman kurtarılabilir. Kontrol arttığında kademeli olarak üretkenlik artar. Değerlendirmenin çıkmasını tartışırken, teknik işlem aktivitelerinin 2 görünüşü karar vermeyi çok zorlaştırır. İlk olan, sonucu belli olmayan bireysel projelerdir. İkincisi ise projenin ne kadar başarılı olabileceğinin söylem zorluğu ve teknik organizasyonun kendi çabası sebebiyle ne kadar başarı sağladığıdır.

 

Yönetim kontrollerinin asıl amacı organizasyonun hedeflerini yerine getirmek için çalıştığına emin olmaktır. Teknik aktivitelerin değerini etkileyen birçok faktör vardır. Bu etkilerin en yaygın olanları;

 

1. Maliyet,

2. İnsan gücü,

3. Zaman,

4. Taleptir.

 

Organizasyon çıktısı iki kategoriye ayrılır: Dolaylı ve Dolaysız ürünler. Grubun dolaysız ürünü: Bilgidir, fakat dolaylı ürün de olası sonucu değerlendirmeyle ilgilenir.

 


Planlama

 

Planlama yön sağlar ve grup aktivitelerine odaklanır. Planlama, bütün yönetimsel fonksiyonlarda yol gösterici olur. Stratejik ve taktiksel planlama içerir. Ayrıca operasyonel kontroller için belirli bir iş düzeni yapar.

 

Stratejik planlama; organizasyonun başka birinin yerine bir şey koymasını beklemektense kendisinin yerine koymasını sağlar.

 

Taktiksel planlama; kazancı arttırmaya yarar yada kısa zamanda iş potansiyeli oluşturur.

 

Yöneticiler teknik programlarla ilgili 6 unsurun planlanması adına kaygı duymalıdır: imkan, özgül projeler, personel, büyük teknik alanlar, fon, teknolojik tahmin; teknik parametrelerin değişmesini tahmin etmek, vasıflar, özellikler (yetenek) veya zamanın fonksiyonu gibi teknolojik alanları gerektirmek demektir. Teknolojik tahmin 3 varsayım üzerine kuruludur. Teknolojik olaylar büyüyen tecrübelerden görünür; fırsatlar, kaynak tedarik gereksinimlerine cevap verir, teknolojik buluşların sürecini anlamayı beklemeyi umar. Teknolojik tahmin hazır olunca 2. adım gerekli araştırmaları yerine getirmektir. Gerekli araştırma planlaması şunlardan ibarettir: organizasyonel amaçlarda toplanmak için proje fikirleri aramak, teknik uygulamalar için fikirleri saklamak, ekonomik ve çekici olan bakış açıları fikirlerine değer biçmek.

 

Plan çeşitli yollarla geliştirilebilir. Bunlardan biri de, aşağıdan yukarıya planlamadır. Aşağıdan yukarıya planlama yaklaşımında, planlar ilk önce organizasyonun en alt kademesinde meydana gelir, daha sonra yönetimin farklı kademelerinde ilerleme yapar. Her bir kademe planı pekiştirir, tamamlar ve iradesine bırakır. Organizasyonda yer alan her şahıs, planlama için kendi rolünü kesinlikle bilmeli ve tanımalıdır.

 

Organizasyon

 

Genel organizasyonel yapı, fonksiyonları yönetmek için yöneticiye yardım eder. Çoğu organizasyonel formlar ilk önce askeri bağlamlarda ortaya çıkmıştır. İyi bir yönetim prensipleri şunlardır:

 

1. İş bölümü,

2. Yetki,

3. Otorite,

4. Sorumluluk,

5. Komuta birliği,

6. Düzen,

7. Adalet,

8. Eşitlik tir.

 

Proje yöneticileri bütün çabalarını şunlara adarlar:

 

1.  Planlama,

2.  Organizasyon,

3.  Personelleşme,

4.  Yönlendirme,

5. Karmaşık yönetimsel sorumluluğa engel olmadan projenin teknik görünümünü kontrol etme.

 

Her yönetici bir küçük güç ve sorumluluk edinmek için, her zaman yüksek kazanç arar. Proje yöneticisinin en basit güç kaynağı, para kontrolü ve projede yüksek yönetimsel ilgileridir. Fonksiyonel yöneticiler için en basit güç kaynağı insan gücü bilgisi ve imkan gereksinimleridir.

 

En az dört farklı organizasyonel yapı vardır. Bunlardan Sosyal organizasyon; sosyal etkileşimin kendisinden doğar ve fiziksel yakınlığı var olan kıymetli insanları paylaşır. Bu yapının en önemli noktaları; teknik marifet, yetenek, beceri ve tecrübedir.

 

Sosyal organizasyon, yöneticiyle çalışma, ana organizasyona nüfuz etmeyi anlamayı ve iyi şekilde kullanmaya dönüştürmeyi denemesini sağlar. Formal (biçimsel) organizasyon yapısı, iş ve delegasyon otoritesi ve sorumluluklar arasındaki ilişkiye dayalıdır. Teknik organizasyonda bir çok güç kaynağı vardır. Bunlar; organizasyonel, personel ve grup kaynaklarıdır. Organizasyonel kaynaklar otorite, tahsisat, ve iş önemi tarafından çıkarılmıştır. Bireysel güç kaynakları uzmanlık, personel özellikleri, ilgiler ve işinde kalabilme hakkı tarafından çıkarılmıştır. Grup güç kaynakları ise, yeteneklerin birleşmesi tarafından çıkarılmıştır.

 

İnsan Kaynakları

 

Personelleşme kalifiye elemanları kazanmak ve kaybetmemek anlaşması olarak bir yönetim fonksiyonudur. Her yöneticinin sınırlı parası mevcut olduğundan beri, ne kadar ve hangi tip insana ihtiyaç olduğuna karar vermenin önemi ağırlık kazanmıştır. Her pozisyon için ihtiyaçlar belirlenir, bir sonraki adım doğru insanla karşılaşmaktır. İşe alımda iki ana unsur vardır:

 

1. Dahili(iç)

2. Harici(dış).

 

Eğer teknik organizasyon başarıya doğru devam ediyorsa, gelişen veya yeni oluşturulan birimlere, uygun niteliklerde çalışan bulmak zorunludur. Dışarıdan işe alımda iş adaylarına ulaşmanın farklı anlamları vardır; reklam, kolejlerden işçi bulmak, iş acentaları ve profesyonel temas (bağlantı) vb.

 

Bir pozisyon için 2 veya daha fazla aday varsa, hangisinin o işe en uygun olduğunu seçmenin doğru bir yolu yoktur. Birçok farklı teknikler vardır. Bunlardan bazıları; başvurma formlarına dayanarak geçmiş sicillerinden sınava tabi tutmak, mülakat, kişilik ve başarı testleridir.

 

Genç mezun doktorlarda  yapılan gözlemlemlerde, ego memnuniyeti ve onur en üst itekleyici güç olarak motivasyonun önünde gerekmektedir. Yaratıcılık 35 ve 40 yaşlarından sonra azalmaktadır. Bazı orta yaşlı insanlar için korku ve düşmanlık ikincil sonuç olarak gelmektedir. Emeklilik çoğu kez orta yaşlı insanlar için şüphe ve korkularına teslim olmanın kaynağı olmuştur.

 

Teknik organizasyondaki çoğu problem insan kaynakları yönetimini ilgilendirmektedir. Yöneticilerin organizasyonu planlama sorumlulukları vardır. Yeni organizasyona geçiş eski organizasyonun etkilerinden korunmaktan geçmektedir. Bu aşağıdaki şekilde olabilmektedir:

 

1. Teknik yardımları ödüllendirmek,

2. İlerlemeye engelleri aza indirmek,

3. Teknik kariyere odaklanmak olarak söylenebilir.

 

Yaratıcılık

 

Yaratıcılık; yeni, ilginç ve kullanılabilen sonuçlar meydana getirme yeteneğidir. Yaratıcı fikirler davet edilmeden gelmez; araştırılmalı ve takip edilmelidir. Açıkçası, bilgi olmadan yaratıcılık olmayabilir. Yaratıcılığı engelleyen bazı kişisel engeller şunlardır:

 

1. İşlevsel sabitlik,

2. Otoriteye bağlılık,

3. Erken hüküm verme,

4. Başarısızlık korkusu,

5. Alay edilme korkusu.

 

Yaratıcılığın aktif olarak oluştuğu grup çalışmalarından biri ise çok etkin bulunan beyin fırtınası toplantılarıdır. Fikirlerin kritik edilmesine izin verilmez, fikirlerinin nicelikleri istenir. Fikirlerin ilerleme ve birleşmesi aranır.

 

Yaratıcılık ve organizasyon her zaman çelişir. Yönetim ve kurum yaratıcılığı yavaşlatan engelleri çoğaltır. Birkaç engelden bazıları şunlardır;

 

1. Teknik profesyonellere nasıl yapılacağını anlatmak,

2. Otorite taslağının inatçılığı,

3. Uzun menzilli nesnelerin eksikliği,

4. Kritik kararlarda sık sık değişiklikler,

5. Etkin haberleşme eksikliği,

6. Yeni fikirlerin işlenme zayıflığı,

7. Yeni fikirlere negatif tutumlardır.

 

Liderlik

 

Yönetim tartışmalarında liderlik konusu  önemli yer tutmaktadır. Senin yapmak istediğin şeyi başkası yaptığında lider olur. Liderlik (önderlik) bütün yönetim aktivitelerini kapsar. 4 farklı liderlik teorisi olarak; doğal lider, lider olarak doğmamışlar, pasif görünen insanlar, yerine getirilecek taskları üzerlerine atayanlar denilebilir.

 

Liderlik tarzının bir boyutu otoriteye dayalı davranıştan demokrasiye dayalı davranışa kadar giden bir seri olarak gösterilebilir. Liderlik üç şeyin karakteristiğine bağlıdır; bireysel liderlik, takip edenler, şimdiki durum. İşçi bazlı lider işin insan ilişkileri görünüşünü önemle vurgular. Üretim bazlı lider üretimi ve işi teknik görünüşünü vurgular ve organizasyonun amaçlarını başarması (yerine getirmesi) için işçileri bir araç olarak görür. Eğer yönetici tutarlı, tahmin edebilen ve güvenilir olmaya gidiyorsa, kullandığı liderlik stili kendi inançlarıyla sistem değerleriyle ve kişiliğiyle örtüşmelidir.

 

Liderlik denkleminin 2. Boyutu ise takip edenlerdir. Eğer liderin ve takip edenin kişilikleri ve ümitleri çok değişkenlik gösteriyorsa, anlaşmazlık kaçınılmazdır. Davranışları etkileyen çevresel faktörler, ortakların kişilikleri ve beklentiler, organizasyon tipi, iş talebi veya sorunlar ve zaman baskısı olarak tanımlanır.

 

Bir kişinin belli durumlar bütünü altında nasıl davranma ve çalışması gerektiği, diğerleri ve biri tarafından rol beklentisidir. Grup üyeliğinin gururu, motivasyon ve lideri takip etme isteği önemlidir. Liderin karar verme rolü oldukça farkedilir bir şekilde kaynak tahsis edici, karışıklık denetimcisi ve arabulculuktur.

 

Liderlik; pozisyonun erdemiyle danışılmış otorite ve kişisel etki ile danışılmışlık arasındaki yetenek olarak tanımlanır. Uygun durum yöneticinin rahat, uyumlu ve takipçilerin ihtiyaçlarını karşılayacak liderlik tarzını benimsemesidir. Liderlik, bir liderin takipçilerinin güvenini kazanmasını gerektiren insanlar arası ilişkidir.

Back to Top